制作事例：予定管理表とつながる社内カレンダー。休み・行事・連絡をひと目で共有できるしくみ

ご依頼前のお悩み

• スタッフの休みや社内の予定が、ホワイトボードや人づてでしか伝わらない
• 予定管理表とは別に休みを書き込む必要があり、同じことを二度書いている
• 誰がいつ休みかを確かめるのに、その都度だれかに聞かなければならない
• 会議や研修の日を忘れてしまい、直前にあわてることがある
• 公休や有給を期限までに消化できているか、把握しにくい

制作したしくみ

ひと月分の予定を、1枚のカレンダーでひと目で見られるように制作しました。

• お店の定休日、スタッフの休み（名前つき）、会議や研修などの行事、カレンダーに載せる連絡を、日付ごとに色分けして表示する
• 日付を押すだけで、その日の休みや予定を入力できる
• 月ごとの「お知らせ」欄に、勉強会の予定などみんなに伝えたいことを書いておける
• 「定休日が何日、休みの日が何日、行事が何件」と、その月のようすを自動でまとめて表示する

予定管理表と自動で連動する

いちばん大切にしたのは、二度書きをなくすことです。予定管理表に入れた定休日・休み・連絡は、そのまま社内カレンダーにも反映されます。

一方で、予定管理表の「連絡事項」のように社内カレンダーに出す必要のない内容は表示せず、「カレンダーに載せる連絡」として入れたものだけが載るようにしています。全員に見せたい情報と、担当者だけが知っていればよい情報を分けることで、カレンダーが情報であふれず、見やすさを保てます。

導入して変わったこと

• 休みや行事を確かめるために、だれかに聞く必要がなくなった
• 予定管理表に入れるだけでカレンダーにも載るので、書き写す手間と書き漏れがなくなった
• 会議や研修の日がひと目でわかり、前もって準備できるようになった
• 休みの取り方がカレンダーで見えるので、公休や有給の消化を声かけしやすくなった

B.A.S.E.の業務システム制作

B.A.S.E.では、予定管理や予約管理などの業務システムを、お店や会社の仕事の流れに合わせて制作しています。今回のように、すでにお使いのしくみに機能を足して、つなげて使えるようにすることもできます。「休みや予定の共有をもっと楽にしたい」とお考えの方は、お気軽にご相談ください。