スケジュール・工程管理をホワイトボードから変える。進捗が一目でわかる管理のしかた

スケジュール・工程管理でよくある困りごと

• 今日の予定や、案件ごとの進み具合を確認するために、人に聞いて回っている
• ホワイトボードの書き換えが追いつかず、実際の状況とずれてしまう
• 外出先や自宅から、現場の状況を確認できない
• 連絡事項が口頭やメモに散らばり、伝え漏れが起きる
• お客様から「あれはどうなった？」と聞かれ、答えるのに調べる手間がかかる

見える化の2つの見方：時間と進み具合

スケジュールと工程の管理では、「いつやるか」と「どこまで進んだか」の2つを分けて見られると、状況がつかみやすくなります。

• タイムライン（時間の見方）：今日の予定を時間の流れに沿って並べ、誰が、いつ、何をするかを確認します。
• 進捗ボード（進み具合の見方）：案件を「作業待ち」「作業中」「完了待ち」のような段階ごとに並べ、いまどこまで進んでいるかを確認します。

段階は、仕事の流れに合わせて決める

工程の段階は、業種によって違います。たとえば車の整備なら「作業待ち→作業中→納車待ち」のように、実際の仕事の流れをそのまま段階にします。

段階を細かくしすぎると更新が面倒になり、続きません。最初は3〜4段階程度から始め、使いながら調整するのがおすすめです。

連絡事項と休みも、同じ場所にまとめる

予定や進み具合だけでなく、連絡事項やスタッフの休みも同じ画面にまとめておくと、「あの件は誰が知っているのか」が減ります。朝にそのページを開けば、その日の動きがひと通りわかる状態を目指します。

導入の進め方

1. 今のやり方を書き出す：予定や進み具合を、誰が、どこに、いつ書いているかを整理します。
2. 見たい情報を決める：「今日の予定」「案件の進み具合」「連絡事項」など、毎日確認したいものを絞ります。
3. 段階と項目を決める：仕事の流れに合わせて、工程の段階と記録する項目を決めます。
4. 試しに使いながら直す：現場で使ってみて、見づらい点や入力の手間を調整します。

B.A.S.E.のスケジュール・工程管理

B.A.S.E.では、整備の進捗・スタッフの予定・作業順序をボードで見える化し、現場の混乱を防ぐ管理システムを制作しています。スマホから確認・入力でき、スタッフ複数人で同じ情報を共有できます。業務管理システムは5万円〜、最短2週間です。