代車管理を紙やホワイトボードから変える。貸出の重なりを防ぐ考え方

代車管理でよくある困りごと

• 貸出中か空いているかの確認に、人に聞く手間がかかる
• 代車が重なって、お客様をお待たせしてしまう
• 誰がどの代車を借りているか、スタッフ間で共有できていない
• 返却の予定を、書き忘れたり見落としたりする

管理を変えるための3つのポイント

1. 貸出・返却を1か所に記録する：メモや口頭ではなく、誰でも同じ画面で見られる場所に集めます。
2. 空き状況をすぐ確認できるようにする：一覧で、貸出中と空きが一目でわかる形にします。
3. スタッフ全員が使える操作にする：スマホから確認・入力できれば、店頭でも外出先でも使えます。

システム化するときの進め方

最初に、今の貸出の流れ（受付、貸出、返却）と、記録している内容を書き出します。そのうえで、一番ミスが起きやすい場面から優先して整えると、無理なく進められます。

代車以外に、車両の点検・整備履歴や、お客様ごとの管理も一緒にまとめたい場合は、あわせて相談できます。

B.A.S.E.の代車・車関連の管理システム

B.A.S.E.では、貸出中・空き状況をリアルタイムで把握し、ダブルブッキングや管理ミスをなくす管理システムを制作しています。車両の点検・整備履歴の管理や、エンジンオイルのキープ管理などの制作実績もあります。業務管理システムは5万円〜、最短2週間です。